Bürobedarf und Folgekosten – Gut planen und sinnvoll einrichten

Als Bürobedarf werden in Unternehmen verschiedene Artikel bezeichnet. Dazu gehören Büromöbel, Bürotechnik und ganz unterschiedliche Verbrauchsmaterialien. Gute Planung der kompletten Büroeinrichtung spart langfristig vermeidbare Mehrkosten und verbessert die Effizienz der anfallenden Bürotätigkeiten.

white_mDas große Ganze im Blick: die passende Büroeinrichtung

Büromöbel sollen Stauraum bieten und auch nach langem Gebrauch optisch noch schön aussehen. Tische, Schränke und Regale lassen sich für diese Zwecke in Modulen zusammenstellen. Das spart bei der Ersteinrichtung Geld und hält die Einrichtung für spätere Erweiterungszwecke flexibel. Aufmerksamkeit ist bei mobiler Büroeinrichtung nötig. Rollcontainer und Bürostühle strapazieren den Bodenbelag täglich stark.

Gegen einen Verschleiß von Rollen und Belag helfen Schutzmatten. Diese sind in ihrer Qualität unterschiedlich abriebfest. Aber nicht jede Schutzmatte hält auf jedem Boden gut. So brauchen Matten auf Hartböden ein rutschfestes Profil, solche für Teppichböden Ankernoppen für guten Halt. Am einfachsten lassen sich Bodenbelag und Bodenschutzmatte bei der Neueinrichtung aufeinander abstimmen.

Wird nachträglich geschützt, sollten besser dezente Farben gewählt werden, damit keine allzu unruhige Raumwirkung entsteht. Insgesamt sollten die Büromöbel so aufgestellt werden, dass sie von jedem Büromitarbeiter leicht erreichbar sind. Besser eignen sich zusammenhängende Möblierungen für diesen Zweck. Arbeitsplatzbezogene Kleinmöbel wie Hängeregistraturen oder Rollcontainer können die großen Möbelaufstellungen am jeweiligen Arbeitsplatz sinnvoll ergänzen.

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Verbrauchsmaterialien beim Bürobedarf

Verbrauchsmaterialien sind ein beachtlicher Faktor bei den Ausgaben für die Büroführung. Trotz Outsourcing von Druckaufträgen und zunehmend virtueller Kommunikation bleiben Papier und Stifte, Notizzettel und Formulare oder Ordner und Hefter unverzichtbar. Mit guter Planung kann aber dieser Bürobedarf gut kalkuliert werden. Am besten erstellen die Unternehmen hierfür eine Liste unbedingt nötiger Verbrauchsmaterialien für ein komplettes Bürojahr.

So lässt sich vermeiden, dass zuviel oder zu teuer eingekauft wird. Vielmehr kann bei nicht dringend benötigten Artikeln auf Rabattaktionen der Händler und Hersteller zurückgegriffen werden. Nicht selten reduziert diese Voraussicht das monatliche Budget für Bürobedarf um ein Drittel bis zur Hälfte. In die Kalkulation können geplante Marketingkampagnen mit dem entsprechenden Bedarf an Papier für Flyer, Kosten für Druckereien und Plakatwerbung oder Aufstellerwerbung eingebunden werden.

Statt einer Jahreskampagne empfiehlt es sich, diese um mindestens monatliche Aktionen zu ergänzen. So bleibt das Unternehmen auch als junger Einsteiger besser im Gedächtnis potenzieller Kunden.

Bei Bürotechnik nicht am falschen Ende sparen

Kleine Unternehmen – kleiner Technikaufwand? Diese Annahme kann sich bei falscher Planung als kostspielig erweisen. Kompakte Multifunktionsdrucker werden günstig angeboten. Doch viele der kleinen Vielkönner verbrauchen teuren Toner oder ebenfalls teure Druckerpatronen. Manche sind viel zu langsam für den hohen Druckbedarf unter Firmenbedingungen. Besser ist es also, von Anfang an etwas mehr für Kopierer, Scanner, PC und Drucker auszugeben.

Solche Profigeräte rentieren sich langfristig einmal durch ihre robuste Qualität, zum anderen meist durch günstig nachkaufbare Verbrauchsmaterialien. In Einzelfällen kann es sich rechnen, aufwändige Broschürendrucke an Druckereien zu geben und im Unternehmen nur die alltäglichen Dokumente selbst zu drucken. Die geteilten Kosten erweisen sich langfristig häufig als gesparte Kosten.

Fazit

Bürobedarf umfasst technische Ausstattung, Büromöbel und immer wieder nötige Verbrauchsmaterialien. Eine kostensparende Kalkulation fängt mit einer effizienten Einrichtung an. Doch generell sollte nicht am falschen Ende gespart werden, um ärgerliche Doppeltausgaben zu vermeiden.

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